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关闭窗口 下面以作者曾在国外参加过的一个大型国际工程总承包交钥匙项目为例,对此进行分析和讨论。该项目部由如下职能部门组成:设计部、合同部、项目控制部、采购部、质量控制与质量保证部、施工部、文档控制中心、安全与保卫部、财务部、生产准备部和行政管理部。项目部整体可以采用直线职能式和矩阵式相结合的结构。为使国际工程合同管理工作有组织上的保证,对于主合同的管理、重大的索赔事件的管理和主要分包合同的管理在实际处理的过程中往往采用矩阵式组织方式的原理,由合同部牵头,项目部有关的职能部门共同协调解决(如图3所示),这也是实践证明最有效的处理方式之一。
图3 主合同和重大索赔事件处理组织方式示例
例如,一个重大索赔事件的处理,从索赔事件的发生和确认、索赔意向通知书的发出、索赔事件的跟踪、同期记录的保存、索赔资料的准备、索赔报告的编写、索赔谈判,直到索赔的最终决策,必须得到项目部各主要职能部门和现场各部门的支持。合同部的索赔管理员要负责对合同中有关条款进行分析研究;需要设计部的技术人员提供技术支持;控制部的计划人员对工期的影响进行分析,由成本工程师提出索赔的费用估算;由采购部的人员提供供应商对索赔的影响;由施工部的现场管理人员保持有关的同期记录和资料;同时需要其他各有关部门的通力配合。要由各部门的有关人员兼职组成索赔小组,合同部的索赔管理员就是这个小组的总协调员和负责人,他要负责有关的所有组织和协调工作。矩阵式的组织方式为象类似索赔这样综合性、变化性很强的工作的管理效率的提高,资源的充分利用提供了组织保障,使索赔工作的管理水平得到了很大的提高。
矩阵式组织方式是一种现代的组织结构,它否定了许多传统的管理原则。比如,它否定了一个人只能有一个上司的原则,因为该组织中的每一个成员实际上有两个或两个以上的正式上司,既有功能单位的上司(各职能部门经理),又有目标导向单位的上司(各子项目经理或管理小组组长)。矩阵型组织在功能部门主管与目标导向部门主管之间容易产生冲突,因此,应尽量让两个方面的权力保持平衡。
矩阵式组织结构,是由纵横两套管理系统组成的组织结构,一套是纵向的职能领导系统,另一套是为完成某一任务而组成的横向项目系统。也就是既有按职能划分的垂直领导系统,又有按项目划分的横向领导系统的结构。
当同时有几个子项目需要完成时,每个项目要求配备不同专长的技术人员或其他资源。为了加强对项目的管理,每个项目在项目经理领导下由专人负责。因此,在直线职能结构的纵向领导系统的基础上,又出现了一种横向项目系统,形成纵横交错的矩阵结构。其中工作小组或项目小组一般是由不同背景、不同技能、不同知识、分别选自不同部门的人员组成的。组成工作小组后,大家为某个特定的项目而共同工作。
矩阵式组织适合在需要对环境变化作出迅速而一致反应时使用。在复杂而动荡的环境中,由于采取了人员组成灵活的项目小组形式,大大增强了对外部环境变化的适应能力。
矩阵式组织方式的主要优点是:1)将组织的纵向联系和横向联系很好地结合起来,有利于加强各职能部门之间的协作和配合,及时沟通情况,解决问题;2)它具有较强的机动性,能根据特定需要和环境活动的变化,保持高度民主的适应性;3)把不同部门、具有不同专长的专业人员组织在一起,有利于互相启发,集思广益,有利于攻克各种复杂的技术和管理难题,更加圆满地完成工作任务。它在发挥人的才能方面具有很大的灵活性。
矩阵式组织方式的问题主要是:1)在资源管理方面存在复杂性;2)稳定性差,由于小组成员是由各职能部门临时抽调的,任务完成以后还要回到原职能部门工作,容易使小组人员产生临时观点,不安心工作,从而对工作产生一定影响;3)权责不清,由于每个成员都要接受两个或两个以上的上级领导,潜伏着职权关系的混乱和冲突,造成管理秩序混乱,从而使组织工作过程容易丧失效率性。
4 结语
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